Conseil Electoral Provisoire

SECRETARIAT GENERAL DE

L’ORGANISATION DES ETATS AMERICAINS

("SG/OEA")

DEMANDE DE PROPOSITION

OFFRE No. 06/05

POUR

FINGERPRINT READER, SIGNATURE PAD, WEB CAM

POUR LE SG/OEA

LA MISSION SPÉCIALE VISANT À RENFORCER LA DEMOCRATIE EN HAITI

LE CONSEIL ELECTORAL PROVISOIRE

REPUBLIQUE D’HAITI

("OEA MSRD-HAITI")

Février 2005

SECRETARIAT GENERAL DE

L’ORGANISATION DES ETATS AMERICAINS

APPEL D’OFFRES NO. 06/05

"FINGERPRINT READER, SIGNATURE PAD, WEB CAM"

POUR LE SG/OEA

MISSION SPÉCIALE VISANT À RENFORCER LA DÉMOCRATIE EN HAÏTI

LE CONSEIL ÉLECTORAL PROVISOIRE

REPUBLIQUE D’HAITI

("OEA MSRD-HAITI")

TERMES GÉNÉRAUX, CONDITIONS ET

SPÉCIFICATIONS TECHNIQUES

Vue d'ensemble:

Le Secrétariat Général de l'Organisation d'États américains ("SG/OEA") est une organisation internationale publique ayant son siège à Washington, D.C., USA. Le SG/OEA sollicite des propositions de prix des vendeurs qualifiés pouvant fournir des Formulaires d’inscription pour sa Mission Spéciale visant à Renforcer la Démocratie en Haïti ("OEA MSRD-HAITI"). Le but général et les objectifs spécifiques de l'OEA MSRD-HAITI sont de fournir au Conseil Électoral Provisoire d’Haïti des équipements, logiciels et services pour le processus d'inscription des électeurs pour les prochaines élections programmées pour le mois d’octobre 2005.

I. INVITATION A L’APPEL D’OFFRES

Le SG/OEA invite les compagnies mondiales à présenter des offres pour l’acquisition des Fingerprint Readers, Signature Pads et Web Cams qui répondent aux exigences techniques contenues dans cette demande d’appel d’offres ("RFP" en anglais).

II. TERMES GENERAUX ET CONDITIONS

2.1. Le SG/OEA peut choisir une des entreprises qui répond à cette demande ou il peut décider qu'aucune des réponses n'est convenable. Le SG/OEA peut choisir de négocier les termes, conditions et les clauses du Contrat avec l'entreprise qu’elle estime être effectivement capable d’exécuter le contrat.

2.2. Les spécifications et exigences contenues dans ce document constituent une Demande de Proposition ("RFP") du SG/OEA. Ce RFP ne constitue en aucun cas un engagement ou une obligation de la part du SG/OEA pour accepter une proposition, en tout ou en partie, ayant reçu une réponse de ce RFP, ne constitue pas non plus une obligation du SG/OEA pour acquérir les services ou équipements. Le SG/OEA se réserve le droit de rejeter certaines ou toutes propositions d’offres, accorder des offres partielles, et faire une récompense de contrat aux enchérisseurs ayant présenté la proposition la plus basse. Le SG/OEA se réserve en outre le droit d'accepter la proposition de l'offre la plus basse sans consulter les autres enchérisseurs.

2.3. Les enchérisseurs seront en charges de toutes dépenses qui découleront de la formulation ou du développement d'une proposition en réponse à ce RFP, y compris toutes traductions en français.

2.4. Le Comité des Récompenses du Contrat du SG/OEA examinera, évaluera, et comparera toutes Propositions d’offres sans être nécessairement subordonné aux critères suivants:

La Proposition Technique de l’enchérisseur rencontre ou dépasse les exigences du RFP.
L'approche de l’enchérisseur, minutie et l’état complet de la Proposition.
La distribution de l’enchérisseur et la représentation pour la marque des matériels d’ordinateur en Haïti ou pays avoisinants de l'hémisphère.
La stabilité financière de l’enchérisseur.
Les références de l’enchérisseur.
Le prix.

2.5. Les propositions soumises en réponse à ce RFP seront présentées de la manière suivante:

· Sept (7) copies complètes de la proposition de l’enchérisseur, chacune doit inclure tout le renseignement et la documentation exigée.

· La proposition de l’enchérisseur devrait être en français et en anglais.

· Le Paquet contenant la Proposition de l'enchérisseur sera adressé à "SG/OEA, APPEL D’OFFRES No. 06/05 – FINGERPRINT READER, SIGNATURE PAD, WEB CAM POUR L'OEA MSRD-HAITI – SOUS PLI CACHETE", avec le nom de votre compagnie aux fins d’identification.

2.6 Les matériels sollicités dans cet appel d’offres doivent être livrés en Haïti le 15 mars 2005.

III. LES DOCUMENTS QUE LES ENCHERISSEURS DOIVENT PRESENTER

Les enchérisseurs doivent présenter dans leurs propositions les documents suivants:

3.1 une Copie de la licence de la compagnie et/ou Le Certificat de la Société.

3.2 Une Copie des deux (2) derniers états financiers de la compagnie. Ces documents financiers devraient légalement signer par l’Officier Financier en Chef de la compagnie

3.3 Un minimum de trois (3) références d'entités auxquelles ils ont fourni des services similaires au cours des trois (3) dernières années. Ces références doivent inclure :

Le nom de la compagnie, la personne à contacter, le téléphone, e-mail et le fax.

3.4 le Prix Complet de l’Offre.

Les propositions du prix de l'offre doivent être valides pour au moins quatre-vingt-dix (90) calendaires à compter de la date de fermeture de ce RFP. Cela doit être déclaré dans la Proposition du Prix de l’Offre.

Tous les prix de l'offre doivent être mentionnés en dollars Américains, exonérés d'impôts.
Les enchérisseurs doivent mentionner dans le proforma le prix unitaire.
Les frais de transport CIF Port-au-Prince, Haïti, aéroport ou port maritime doivent être mentionnés séparément.
Le SG/OEA, En tant qu’une Organisation Internationale publique, est exonéré de toutes les ventes et impôts d’usage imposés par le Gouvernement d’Haïti.

3.5 Une proposition technique basée sur les spécifications techniques mentionnées dans le point XII de ce RFP.

Prière d’indiquer si votre compagnie et/ou le fabricant a un représentant en Haïti, et si oui, Indiquer le nom, la compagnie, l’adresse, le téléphone, le numéro de fax et l’adresse électronique de ce représentant.

Les enchérisseurs doivent soumettre la documentation technique spécifiant en détails les produits offerts.
Prière d’indiquer une date approximative de livraison en Haïti après avoir reçu la commande.

IV. QUESTIONS DES ENCHERISSEURS

Les enchérisseurs peuvent soumettre toutes questions ou demandes pour de plus amples informations concernant les spécifications techniques et/ou la proposition soumise par écrite adressée à: Ms. Pamela A. Mumuni par e-mail: pmumuni@oas.org avec une copie adressée à Ms. Marcella Haugaard au mhaugaard@oas.org ou par fax au (202) 458-6401. Ces questions doivent être formulées au moins trois (3) jours avant la date de fermeture de l’appel d’offres. Toutes réponses devront être communiquées par écrit aux enchérisseurs au moins deux (2) jours précédant la date de fermeture de l’appel d’offres.

4.2.1 Le SG/OEA peut soumettre par écrit, toutes questions ou demande aux enchérisseurs pour de plus amples informations concernant la compagnie ou les documents relatifs à la proposition à n’importe quel moment tout au long du processus.

V. DEMANDE POUR LA DATE ET L’HEURE DE LA FERMETURE DE LA PROPOSITION

5.1 Les propositions d’offres soumises dans des enveloppes fermées vont être reçues par l’OEA MSRD-Haiti SG/OEA au plus tard le jeudi 24 février 2005 à 11:00 AM. Les réponses tardives ne seront pas acceptées.

5.2 Les propositions soumises par e-mail vont être reçues à l’adresse suivante: pmumuni@oas.org et mhaugaard@oas.org au plus tard le jeudi 24 février 2005 à 11:00 AM. Les réponses tardives ne seront pas acceptées.

5.3 Les propositions d’offres soumises sans les informations requises seront considérées incomplètes et objet à disqualification.

VI. INSTRUCTION SUR LA MANIERE DONT ON DOIT PRESENTER L’APPEL D’OFFRES

Les propositions devraient inclure les informations mentionnées dans La section II de ce document d’appel d’offres. Tous les documents devraient être présentés dans deux (2) enveloppes différentes sous pli cacheté de la manière suivante:

6.1 ENVELOPPE No. 1: Devrait contenir une copie de la Licence de la Compagnie et/ou le Certificat de la Société; et une copie des deux (2) derniers états financiers de la compagnie; trois (3) références; et le prix de la proposition.

6.2 ENVELOPPE No. 2: Devrait inclure les spécifications techniques exigées dans le RFP.

Les deux enveloppes devraient être FERMEES et adressées à "SG/OEA, APPEL D’OFFRES No. 06/05 – FINGERPRINT READER, SIGNATURE PAD, WEB CAM POUR L’OEA-MSRD-HAITI – SOUS PLI CACHETE” incluant le nom et l’adresse de la compagnie

VII. INSRUCTION SUR LA MANIERE DE SOUMETTRE LA PROPOSITION D’OFFRE.

7.1 Les propositions d’offres soumises par courrier ou par des services de livraison express doivent être adressées à:

Le Secrétariat Général de l’Organisation des Etats Américains

Mission Spéciale Visant à Renforcer la Démocratie en Haïti

31, Rue Pacot

Port-au-Prince, HAITI

7.2 Les propositions d’offres peuvent aussi être envoyées par courrier électronique aux adresses suivantes:

pmumuni@oas.org et mhaugaard@oas.org

La date et l’heure de la fermeture mentionnées dans la section V. seront strictement appliquées

VIII. MODE DE PAIEMENT

8.1 Le paiement se fera de la manière suivante:

50% sur la livraison totale du matériel CIF à Port-au-Prince, Haïti.

50% dans 30 jours après réception satisfaisante du matériel en Haïti et l’envoie des factures originales au SG/OEA dans son siège central à Washington D.C., USA.

8.2 Le SG/OEA s’enchargera du dédouanement en Haïti, à l’aide de la présentation du document original remis par le fournisseur.

IX. APPLICATION ET INFORMATION SUR LE CONTRAT

En soumettant son offre, l'enchérisseur représente et donne la garantie qu’il a examiné rigoureusement et il s’est familiarisé lui-même aux exigences et spécifications de ce contrat dans son intégralité y compris les documents joints au contrat attaché à l’invitation pour les offres ainsi que tous les matériels, main-d’oeuvre, l’état des matériels sur le marché et les lois en vigueurs telle qu’il accepte la responsabilité de préparer, d’exécuter et il accomplira totalement ses obligations dans le cadre de ce contrat et il ne fera aucune réclamation et n’aura aucun droit aux dommages causés par mésinterprétation ou l’incompréhension du contrat ou à cause d’une information connue ou devrait être connue.

X. REGLEMENT DE DISCUSSION

S’il y a controverse, conflit entre l'Entrepreneur et le SG/OEA dans la réalisation et l’interprétation du contrat ou n’importe quelle infraction ayant rapport avec le contrat lequel ne peut être traité dans un accord amical, alors que l’une des parties notifie par écrit la différence ou la violation à l’autre partie, l’affaire sera résolue en la soumettant à l’arbitrage de l’Association Américaine ou l’arbitrage de la Commission Inter-Américaine du Commerce pour la décision finale liée à l’arbitrage et selon les lois et les procédures de l’arbitrage Inter-Américain du commerce et selon la loi applicable à la substance de la discussion qui sera celle du district de Colombia, USA. La langue de l’arbitrage sera l’anglais et l’endroit pour l’arbitrage sera Washington D.C., USA et le verdict prononcé par l’arbitrage sera définitif et doit être respecté par toutes les parties. Cependant les parties tenteront d’abord de résoudre le problème par le dialogue avant de recourir à l’arbitrage. Lorsqu’on recourt au dialogue pour résoudre un problème les deux parties devront faire preuve de bonne foi pour résoudre le conflit.

XI. PRIVILEGES ET IMMUNITES

Rien dans le Contrat ne constituera un accord ou une renonciation par l'OEA, le SG/OEA, ou son personnel de leurs Privilèges et Immunités vis-à-vis les lois d’Haïti, les États-Unis d'Amérique, ou la loi internationale.

L'entrepreneur n’est pas habilité à bénéficier des exemptions, privilèges ou immunités que le SG/OEA peut jouir comme étant une Organisation ayant un statut International.

XII. SPÉCIFICATIONS TECHNIQUES

Tous les équipements exigés doivent être considérés comme étant des produits de marque sur le marché. Tous les composants doivent être assemblage d’usine.

Les spécifications suivantes définissent les caractéristiques minimum auxquelles ces produits doivent répondre.

1. FingerPrint reader

Description	Exigences Minimum
Fingerscan
Quantité	520
Connexion	USB, or serial, or parallel
Calibration	Indiquer le nombre de touches (si la calibration est nécesaire)
Qualité de l’image	500 dpi
Format de l’image	JPEG, définir autres
Espace pour Fingerprint scan	Vérifier remarque ci-dessus
Cycle de vie du produit	Indiquer en quantité le nombre de touches nécessaires
Système Operationel	Windows XP
Garantie	1 an

Remarque pour FingerScan.- l’Enchérisseur peut présenter deux proformas:

(i) Proforma pour 0.5”x0.7” espace minimum pour Fingerprint scan.

(ii) Pro forma pour 0.7”x1” Espace minimum pour Fingerprint scan.

2. Tableau descriptif/SignaturePad

Description	Exigences Minimum
SignatureScan
Quantité	520
Connexion	USB, et/ou serial
Espace Minimum pour signature	1”x5”
Format de l’Image	JPEG, définir autres
Ecran	Visualisation de la signature
Cycle de vie du produit	indiquer
Système Opérationnel	Windows XP
Garantie	1 an

3. Digital Photography Camera / WebCam

Description	Exigences Minimum
Digital Photography Camera
Quantité	720
Resolution Minimum - Camera	1.2 Megapixels
Resolution Minimum - WebCam	1.2 Megapixels
Format de l’Image	JPEG, définir autres
Zoom	2x digital
Display	1”x1”
Red-Eye Reduction	Oui, l’indiquer ici.
Carte Digitale de la mémoire (Memory Stick)	Incluant les deux (2). Chacune de 64MB, indiquer le type
Connexion	USB
Soutient	One of these: - Tripod table of 12cm high, light weight - Rotating base - Clip for Laptop (470) and PC (250) - Indicate other ones
Flash	Flash incorporé déclanchement automatique de la caméra à partir du PC
Vie Utile du flash	Indiquer le nombre de déclanchement
Batteries to include	Incluant suffisamment de batteries pour les 6,500 prises avec flash pour chaque caméra (non rechargeable)
Cover	Y compris pour la caméra
Système Operationnel	Windows XP
Garantie	1 an

Remarques Générales:

1. Les dispositifs vont être utilisés pour la prise des photos, empreintes et signatures dans le processus d’inscription des 4,2 millions de citoyens Haïtiens. Par conséquent les images prises par ces appareils doivent être capable d’afficher sur l’écran et être capable de sauvegarder sur le format du JPEG (spécifier les autres) dans l’ordinateur. Spécifier si le logiciel est inclut pour la caméra. Si le logiciel n’est pas inclut, au moins, décrire deux programmes de logiciel pour la caméra et le prix approximatif sur le marché.

2. La présentation du proforma doit répondre au critère mentionné ci-dessus.

3. Tous les câbles nécessaires et les logiciels sur CD doivent être inclus.

4. Les spécifications techniques qui ne peuvent pas être inclues dans les tableaux ci-dessus doivent être décrites.