SECRETARIAT GENERAL DE

L’ORGANISATION DES ETATS AMERICAINS

("SG/OEA")

DEMANDE DE PROPOSITION

APPEL D’OFFRES No. 11/05

POUR

CARTES D’IDENTIFICATION ELECTORALE ET SERVICES D’IMPRESSION

POUR LE SG/OEA

MISSION SPECIALE VISANT À RENFORCER LA DEMOCRATIE EN HAITI

CONSEIL ELECTORAL PROVISOIRE D’HAITI

REPUBLIQUE D’HAITI

(“OEA MSRD-HAITI”)

31 Mars  2005

SECRETARIAT GENERAL DE L’ORGANISATION DES ETATS AMERICAINS

 APPEL D’OFFRES NO.  11/05

CARTES D’IDENTIFICATION ELECTORALE ET SERVICES D’IMPRESSION

POUR LE SG/OEA

MISSION SPECIALE VISANT À RENFORCER LA DEMOCRATIE EN HAITI

CONSEIL ELECTORAL PROVISOIRE

REPUBLIQUE D’HAITI

 (“OEA MSRD-HAITI”)

CONDITIONS GENERALES

ET

SPECIFICATIONS TECHNIQUES

Vue d’ensemble :

Le Secrétariat Général de l’Organisation des Etats Américains (“SG/OEA”) est une organisation internationale publique ayant son siège à  Washington, D.C., USA.  Le SG/OEA sollicite des propositions de prix des vendeurs qualifiés pouvant imprimer les Cartes d’Identification Electorale pour sa mission spéciale visant à renforcer la démocratie en Haïti (“OEA MSRD-HAITI”).  Le but général et les objectifs spécifiques de l’OEA MSRD-HAITI sont de fournir au Conseil Electoral Provisoire d’Haïti des équipements, logiciels, biens et services pour la réalisation du processus d’enregistrement des citoyens au cours des élections programmées pour  2005.

I.          DEMANDE DE PROPOSITION

Le SG/OEA invite les  compagnies mondiales à présenter des propositions pour l’acquisition du service d’impression des Cartes d’Identité qui répondent aux exigences contenues dans cette demande de proposition ("RFP"): bien que le SG/OEA envisage de mettre "en place" un registre photographique ("Registre Photographique") contenant des photos et d’autres informations concernant chaque personne qui reçoit une Carte d’Identité, le SG/OEA invite chaque enchérisseur d’inclure aussi une proposition pour le registre photographique dans la proposition d’offre pour les Cartes d’Identité.

II. LES TERMES GENERAUX ET LES CONDITIONS

2.1.      Le  SG/OEA peut choisir l’une des entreprises  qui répondent à cet Appel d’Offres ou peut décider qu’aucune des réponses n’est convenable. Le  SG/OEA peut choisir de négocier les termes du contrat avec l’entreprise qu’elle estime être effectivement capable d’exécuter le contrat.   

2.2.      Les spécifications et exigences contenues dans ce document constituent une Demande de Proposition (“RFP”) du SG/OEA.  Ce  RFP ne constitue en aucune manière un engagement ou une obligation de la part du SG/OEA pour accepter une proposition, en tout ou en partie, ayant reçu une réponse de ce RFP, ne constitue pas non plus une obligation de la part du SG/OEA pour acquérir les services ou les biens. Le SG/OEA se resserve le droit de rejeter certaines ou toutes propositions d’offre, accorder des offres partielles, et de faire une récompense de contrat  à autre que la proposition la plus basse. Le SG/OEA se réserve en outre le droit d’accepter la proposition de l’offre la plus basse sans consulter les autres enchérisseurs. 

2.3.      Les enchérisseurs seront en charges de toutes dépenses qui découleront de la formulation ou développement d’une proposition en réponse à ce RFP, y compris toute traduction en Français.

2.4.            Le comité de Récompense du contrat du SG/OEA examinera, évaluera et comparera toutes les propositions sans être subordonné  aux critères suivants:

·        La proposition technique rencontre ou dépasse les exigences du RFP.

·        L’approche  minutie de l’enchérisseur et l’état complet de la Proposition.

·        La stabilité financière de l’enchérisseur.

·        Les références de l’enchérisseur.

·        Le prix.

2.5.      Les propositions soumises en copie conforme au SG/OEA en Haïti doivent être présentées de la manière suivante:

·        Sept (7) copies complètes de la proposition de l’enchérisseur, et chacune doit contenir les renseignements et les documents exigés. 

·        La Proposition de l’enchérisseur devrait être en Français et en Anglais. 

·        Le paquet contenant la proposition de l’enchérisseur sera adressé au  "SG/OEA, Appel d’Offres N⁰. 11/05 – CARTES D’IDENTIFICATION ELECTORALE ET SERVICES D’IMPRESSION POUR OEA MSRD-HAITI – SOUS PLI CACHETE”, avec le nom de la compagnie aux fins d’identification.  (Voir aussi la Section V, Demande de Proposition date et l’heure de fermeture)

2.6.      Les Propositions soumises par courrier électronique ou fac-similé au SG/OEA  à Washington, D.C  doivent être soumises de la manière suivante:

·        Une copie complète de la proposition de l’enchérisseur, laquelle contiendra toutes les informations et la documentation exigées.

·        La proposition de l’enchérisseur doit être en Français et en Anglais (Voir aussi la Section V, date et l’heure de la fermeture de la Demande de Proposition.)

2.7              Les articles et services sollicités dans cet appel d’offres doivent être livrés au     SG/OEA en Haïti conformément aux énoncées applicables dans les Sous sections 14.1.7 et 14.4.1.2, ci-dessous.

III.       LES DOCUMENTS QUE LES ENCHERISSEURS DOIVENT PRESENTER

Les enchérisseurs doivent présenter dans leurs propositions les documents suivants:

3.1              une Copie de la licence de la compagnie et/ou Le Certificat d’Incorporation.

3.2              Une Copie  des deux (2) derniers états financiers de la compagnie. Ces documents  financiers  devraient légalement signer par l’Officier Financier en Chef de la compagnie   

3.3       Un minimum de trois (3) références d'entités auxquelles ils ont fourni des services similaires. Ces références doivent inclure: Le nom de la compagnie, la personne à contacter, le téléphone, e-mail et le fax. 

3.4  le Prix Complet de l’Offre doit être soumis pour les Cartes d’Identités; et facultativement pour le Registre photographique.

(1) Cartes d’Identité -Offre Requise :

• Les propositions du prix de l'offre doivent être valides pour au moins quatre-vingt-dix (90) calendaires à compter de la date de fermeture de ce RFP.  Cet engagement  doit être déclaré dans la Proposition du Prix de l’Offre. 

• Tous les prix de l'offre doivent être mentionnés en dollars Américains, exonéré d'impôts. 
• Les enchérisseurs doivent mentionner dans le pro forma le prix unitaire.
•  Les frais de transport CIF Port-au-Prince, Haïti, aéroport ou port maritime doivent être  mentionnés séparément.
• Le SG/OEA, En tant qu’une Organisation Internationale publique, est exonéré de toutes les ventes et impôts d’usage imposés par le Gouvernement d’Haïti et dans plusieurs pays du continent américain et de la caraïbe. 

(2) Registre de photo – Offre Optionnelle

• Les propositions du prix de l'offre doivent être valides pour au moins quatre-vingt-dix (90) calendaires à compter de la date de fermeture de ce RFP.  Cet engagement  doit être déclaré dans la Proposition du Prix de l’Offre. 

• Tous les prix de l'offre doivent être mentionnés en dollars Américains, exonéré d'impôts. 
• Les enchérisseurs doivent mentionner dans le pro forma le prix unitaire.
•  Les frais de transport CIF Port-au-Prince, Haïti, aéroport ou port maritime doivent être  mentionnés séparément.

Le SG/OEA, En tant qu’une Organisation Internationale publique, est exonéré de toutes les ventes et impôts d’usage imposés par le Gouvernement d’Haïti et dans plusieurs pays du continent américains et de la caraïbe

3.5 Une proposition technique basée sur les spécifications techniques mentionnées dans le point XIV de ce RFP.

IV.       QUESTIONS DES ENCHERISSEURS

4.1 Les enchérisseurs peuvent soumettre toutes questions ou demandes pour de plus amples informations concernant les spécifications techniques et/ou la proposition soumise par écrite adressée à: Ms. Pamela A. Mumuni par e-mail: pmumuni@oas.org avec une copie adressée à Ms. Marcella Haugaard au mhaugaard@oas.org ou par fax au (202) 458-6401. Ces questions doivent être formulées au moins trois (3) jours avant la date de fermeture de l’appel d’offres. Toutes réponses devront être communiquées par écrit aux enchérisseurs au moins deux (2) jours précédant la date de fermeture de l’appel d’offres.

4.2. Le SG/OEA peut soumettre par écrit, toutes questions ou demande aux enchérisseurs pour de plus amples informations concernant la compagnie ou les documents relatifs à la proposition à n’importe quel moment tout au long du processus.

V.                 DEMANDE POUR LA DATE ET L’HEURE DE LA FERMETURE DE LA PROPOSITION

5.1 Les propositions d’offre soumises dans des enveloppes fermées vont être reçues par l’OEA MSRD-Haiti SG/OEA au plus tard le 15 Avril 2005 à  11:00 AM. Les réponses tardives ne seront pas acceptées.

5.2 Les propositions soumises par e-mail vont être reçues à l’adresse suivante: pmumuni@oas.org et mhaugaard@oas.org au plus tard le 15 Avril 2005 à 11 :00 AM. Les réponses tardives ne seront pas acceptées. Cependant, toutes propositions  reçue par le SG/OEA à Washington, D.C. par Courrier électronique ou fac-similé au plus tard le 15 Avril 2005 à 11:15 AM seront considérées pour toute révision et motif de récompense pour avoir été reçu au moment opportun.

5.3              Les propositions soumises par e-mail doivent être envoyées dans le format PDF

5.4              Les propositions d’offre soumises sans les informations requises seront considérées incomplètes et seront l’objet de disqualification.

VI.       INSTRUCTION SUR LA MANIERE DONT ON DOIT PRESENTER LA PROPOSITION D’OFFRE ET LA COPIE CONFORME AU SG/OEA EN HAITI.

6.1       Les propositions devraient inclure les informations mentionnées dans La section II de ce document d’appel d’offres. Tous les documents devraient être présentés dans deux (2) enveloppes différentes sous pli cacheté de la manière suivante:

6.1.1        ENVELOPPE NO.1: Devrait contenir une copie de la Licence de la Compagnie et/ou le Certificat d’incorporation; et une copie des deux (2) derniers états financiers de la compagnie; trois (3) références; et le prix de la proposition. Si la compagnie présente une proposition pour les Cartes d’Identification et une autre pour le Registre Photographique, le prix de chacune doit être mentionné séparément

6.1.2        ENVELOPPE NO.2: Devrait inclure les spécifications techniques exigées dans le RFP. 

6.1.3        Les deux enveloppes devraient être SELLÉES et adressées au "SG/OEA, APPEL D’OFFRES No. 11/05 – CARTES D’IDENTIFICATION ELECTORALE POUR L’OEA-MSRD-HAITI – SOUS PLI CACHETE” incluant le nom et l’adresse de la compagnie.

6.1.4    Ces propositions doivent être envoyées (préférablement par service courrier ou services de livraison express) au:

Secrétariat Général de l’Organisation des Etats Américains

Mission Spéciale Visant à Renforcer la Démocratie en Haïti

31, Rue Pacot

Port-au-Prince

 HAITI

VII.     INSRUCTION SUR LA MANIERE DE SOUMETTRE LA PROPOSITION D’OFFRE PAR E-MAIL OU FAC-SIMILE AU SG/OEA A WASHINGTON, D.C.

7.1       Les propositions d’offre peuvent être envoyées par courrier électronique aux adresses suivantes: 

pmumuni@oas.org  et mhaugaard@oas.org

7.2              Proposition d’offre Electronique et Fac-similé doivent avoir 2 fichiers contenant le même matériel comme exigé doit être inclus la copie conforme des soumissions pour l’enveloppe (1) et (2) comme énoncé dans les sous paragraphes 6.1.1 et 6.1.2, ci-dessus.

La date et l’heure de la fermeture mentionnées dans la section V. ci-dessus seront          strictement appliquées.

VIII.    MODE DE PAIEMENT

8.1       Le paiement se fera selon le nombre satisfaisant des cartes fournies par l’adjudicataire de l’appel d’offres qui répond totalement et complètement aux exigences spécifiques de  ce RFP et reçu par le SG/OEA à Port-au-Prince, Haïti et contre vérification des souches délivrées. Le SG/OEA ne paiera pas pour les cartes défectueuses. L’entrepreneur doit délivrer avec les cartes d’identification un rapport de production hebdomadaire comme suit:

8.2 Le mode de paiement  pour le Registre Photographique se fera selon le nombre  de Photos et d’autres informations du Registre qui répondent aux exigences de toutes les spécifications de ce RFP qui seront reçues par  le SG/OEA à Port-au-Prince, Haïti et contre vérification des souches délivrées. Le SG/OEA ne paiera pas pour les défectuosités ou les inscriptions incomplètes. L’entrepreneur doit délivrer avec le

Registre Photographique  un rapport de production hebdomadaire comme suit:

8.3  En tant qu’importateur le SG/OEA s’enchargera seulement du dédouanement de ces articles en Haïti, à l’aide de la présentation du document original fourni par l’adjudicataire.

IX.       APPLICATION ET INFORMATION SUR LE CONTRAT 

9.1 En soumettant son offre, l'enchérisseur représente et donne la garantie qu’il/elle a examiné rigoureusement et il/elle s’est familiarisé lui-même aux exigences et spécifications de ce contrat dans son intégralité y compris les documents joints au contrat attaché à l’invitation pour les offres ainsi que tous les matériels, main-d’oeuvre, l’état des matériels sur le marché et les lois en vigueurs telle qu’il/elle accepte la responsabilité de préparer, d’exécuter et il/elle accomplira totalement ses obligations dans le cadre de ce contrat et il/elle ne fera aucune réclamation et n’aura aucun droit aux dommages causés par mésinterprétation ou l’incompréhension du contrat ou à cause d’une information connue ou devrait être connue par l’enchérisseur.

X.        REGLEMENT DE DISCUSSION 

10.1 S’il y a controverse, conflit entre l'Entrepreneur et le SG/OEA dans la réalisation et l’interprétation du contrat ou n’importe quelle infraction ayant rapport avec le contrat lequel ne peut être traité dans un accord amical, alors que l’une des parties notifie par écrit la différence ou la violation à l’autre partie, l’affaire sera résolue en la soumettant à l’arbitrage de l’Association Américaine ou l’arbitrage de la Commission Inter-Américaine du Commerce pour la décision finale liée à l’arbitrage et selon les lois et les procédures de l’arbitrage Inter-Américain du commerce et selon la loi applicable à la substance de la discussion qui sera celle du district de Colombia, USA. La langue de l’arbitrage sera l’anglais et l’endroit pour l’arbitrage sera Washington D.C., USA et le verdict prononcé par l’arbitrage sera définitif et doit être respecté par toutes les parties. Cependant les parties tenteront d’abord de résoudre le problème par le dialogue avant de recourir à l’arbitrage. Lorsqu’on recourt au dialogue pour résoudre un problème les deux parties devront faire preuve de bonne foi pour résoudre le conflit.

10.2 La loi applicable pour ce contrat est celle du District de Columbia, USA.

XI.       USAGE DES DONNEES D’INFORMATION

11.1 L’entrepreneur sera responsable pour toute mauvaise utilisation des données collectées, Provision, ou dissémination de l’information fournie à l’entrepreneur pour traitement conforme du contrat (Ci-après collectivement référant à …’’L’INFORMATION’’) L’entrepreneur gardera en lieu sûr et protégera l’intimité et la sécurité de l’INFORMATION. L’entrepreneur gardera les INFORMATIONS en lieu sûr dans un environnement qui n’est pas accessible au grand public ou toute autre personne, gouvernement organisation ou d’autre entité qui n’est pas expressément autorisé par écrit par le Conseil Electoral Provisoire (‘’CEP’’) de la République d’Haïti. L’entrepreneur n’utilisera pas et ne vendra pas ou autrement disséminera l’INFORMATION à d’autre personne, gouvernement, organisation ou entité qui n’est pas expressément autorisé par écrit d’avance par le CEP.

11.2 L’entrepreneur une fois reçu une notification écrite du CEP devra détruire immédiatement les INFORMATIONS dans son serveur ou autrement  tenu par l’entrepreneur  et ses employées et agents.              

XII.     PRIVILEGES ET IMMUNITES 

12.1     Rien dans le Contrat ne constituera un accord ou une renonciation par l'OEA, le SG/OEA, ou son personnel de leurs Privilèges et Immunités vis-à-vis des lois d’Haïti, les États-Unis d'Amérique, ou la loi internationale. 

12.2          L'entrepreneur n’est pas habilité à bénéficier  des exemptions, privilèges ou immunités que le SG/OEA peut jouir comme étant une Organisation ayant un statut International.

XIII.        PREDOMINANCE DE LANGUE

13.1     Au cas il y a inconsistance entre les versions anglaise et française de ce RFP et le contrat, la version anglaise prédomine.

XIV.        SPECIFICATIONS TECHNIQUES

A. 14.1 SPECIFICATIONS TECHNIQUES MINIMUM POUR LES CARTES D’IDENTITES

Les spécifications suivantes définissent les caractéristiques minimum qui sont exigés pour les Cartes d’ Identités.

14.1.1    Les enchérisseurs doivent présenter la documentation technique qui spécifie en détaille les produits offerts.

14.1.2    Les enchérisseurs doivent spécifiquement indiquer les spécifications telles la sélection du matériel, sa capacité de résister à la température, à l’humidité à la combinaison chimique, la durabilité  et toutes autres qui se révèlent importantes.

14.1.3          Les enchérisseurs doivent fournir des informations convaincantes qu’ils ont l’expérience dans le domaine d’impression des cartes d’identification ou des permis de conduire dans au moins trois projets. Au moins l’un d’entre eux a excédé la comparaison de 4,4 millions d’impression de carte minimum. Pour cela  ils doivent indiquer l’Organisation à laquelle ils ont fournis ce service, le responsable de ladite Organisation, ainsi que le téléphone et le courrier électronique.

14.1.4          L’adjudicataire doit avoir un représentant sur place à Port-au-Prince, Haïti le long du processus d’enregistrement des électeurs en vue d’assurer la liaison entre le projet et la compagnie. On estime que le processus durera 4 mois et commencera approximativement le 30 avril 2005 mais ces dates peuvent être changées.

14.1.5 Les enchérisseurs doivent indiquer précisément et clairement les niveaux de sécurité qui seront utilisés dans la fabrication et la livraison des cartes d’identité comme énoncé dans ce RFP. Par exemple, les enchérisseurs doivent énumérer et décrire au moins les aspects suivants:

a.         Matériels qui seront utilisés dans la fabrication des cartes d’identité;

b.         Mécanisme de collection de la base des données pour l’impression

c.         type de contrôle d’accès du personnel 

d.         Mode de livraison des cartes d’identité

14.1.6    Les enchérisseurs doivent envoyer dans l’enveloppe de la proposition au maximum 2 échantillons de cartes imprimées produits par l’enchérisseur.

14.1.7    Les cartes imprimées doivent être délivrées au SG/OEA à Port-au-Prince sur une base hebdomadaire, à partir du 30 avril 2005. l’adjudicataire ("Le fournisseur") aura un délai minimum de 7 jours pour commencer la livraison des Cartes d’Identité après réception des données fournies par le CEP.

14.1.8    Les cartes défectueuses seront retournées aux fournisseurs pour réimpression et seront délivrés par le fournisseur au CEP à Port-au-Prince dans un délai maximum de  7 jours après réception des cartes défectueuses. Le coût de réimpression et de livraison de ces nouvelles cartes d’identités au CEP sera entièrement à la charge du fournisseur   

14.2   Tableau des Cartes d’Identification imprimées

Remarque-

                                             i.            Les enchérisseurs doivent expliquer de manière précise les niveaux de sécurité mentionnés ci-dessus. Les explications ne doivent pas avoir des phrases comme: "le service est sûr"

                                           ii.            Les enchérisseurs doivent respecter les spécifications techniques énoncées dans le tableau des cartes imprimées ci-dessus.

B. 14.3 MODE D’ENVOI DES DONNEES ET DES IMAGES POUR L’IMPRESSION DES CARTES

14.3.1 Les données pour impression des cartes d’identité seront envoyées quotidiennement ou hebdomadairement par le CEP au serveur¹ du fournisseur à travers un Protocole de Transfert Sûr (SFTP), dépendamment des conditions techniques et le déroulement  du processus d’enregistrement des électeurs en Haïti. Ce serveur doit pouvoir contenir suffisamment d’espace dans le disque dur pour stocker tous les registres soumis. Il doit avoir  une bande minimum de 4 Mbps de large disponible pour assurer un bon transfert des données condition préalablement requise pour que le CEP puisse envoyer les données au fournisseur  pour l’impression des Cartes d’Identité, le fournisseur fournira au CEP: le numéro IP, le mot de passe de l’utilisateur pour accéder au SFTP du serveur, où les données et images  vont être stockées.

14.3.2    Le nombre total de registres à envoyer est estimé à  350,000  en moyenne par semaine (Chaque registre avec une empreinte, une photo et la signature) Le registre sera envoyé dans le format BMP ou JPEG. Il se peut que se soit dans un autre format, Cependant, si un accord par écrit est trouvé entre les parties en vue de faciliter le processus, les registres peuvent être envoyés dans un autre format sur lequel elles se sont mis d’accord.

14.3.3    Les Images des empreintes digitales, photo et signature des citoyens haïtiens enregistrés seront envoyées par le CEP au fournisseur dans le format suivant:

·        xxxxxxxR (empreinte de l’index droit sur fond blanc)

·        xxxxxxxP (photo du citoyen sur fond blanc)

·        xxxxxxxS (Signature du citoyen sur fond blanc)

Observation: xxxxxxx c’est le numéro du formulaire d’enregistrement (voir le site du CEP pour avoir un échantillon dudit formulaire:www.cep-ht.org). La numération desdits formulaires est consécutive et va du numéro 1 au numéro        5, 000.000.

C.     SPECIFICATIONS TECHNIQUES MINIMUM DU REGISTRE PHOTOGRAPHIQUE

14.4.1    Comme option, les Enchérisseurs peuvent, en plus donner un prix pour le registre photographique, lequel doit être mentionné séparément de celui mentionné pour les cartes d’identité. Les spécifications suivantes définissent les caractéristiques minima exigées pour le registre photographique. Voir le tableau de la section14.4.1.5 ci-dessous.

14.4.1.1                Les enchérisseurs peuvent présenter la documentation technique qui spécifie en détaille les produits exigés.

14.4.1.2                Des registres photographiques doivent être livrés au SG/OEA à Port-au-Prince sur une base hebdomadaire à partir du 30 avril 2005. Les fournisseurs aura un délai maximum de 7 jours pour commencer la livraison du registre photographique après la réception des données fournies par le CEP. 

14.4.1.3                L’adjudicataire doit avoir un représentant sur place à Port-au-Prince, Haïti le long du processus d’enregistrement des électeurs en vue d’assurer la liaison entre le projet et la compagnie. On estime que le processus durera 4 mois et commencera approximativement le 30 avril 2005 mais ces dates peuvent être changées.

14.4.1.4                Les Registres Photographiques défectueux seront retournées aux fournisseurs pour réimpression et seront délivrés par le fournisseur au CEP à Port-au-Prince dans un délai maximum de  7 jours après réception des registres photographiques défectueux. Le coût de réimpression et de livraison de ces nouveaux registres photographiques au CEP sera entièrement à la charge du fournisseur 

14.4.1.5. Impression du Registre Photographique

14.4.1.6 Le fournisseur doit livrer le registre photographique classé et séparé par:

·        Département d’Inscription

·        Commune D’Inscription

·        Section Communale d’Inscription

·        Code d’Identification du Bureau

14.4.1.7 Le Registre Photographique,  doit être classé dans chaque page par:

• Nom(s)
• Prénom avec sobriquet(s)

Remarque: Veuillez visiter le site web du CEP:www.cep-ht.org pour obtenir un échantillon du Registre Photographique.